在使用 WPS 办公时，很多用户都会遇到一个共同困扰——文档体积太大。无论是写论文、准备工作报告，还是整理可视化数据，文件一旦包含大量图片、图表或多媒体内容，体积就会迅速膨胀，导致传输缓慢、上传失败、甚至无法邮件发送。因此，“WPS 如何压缩文件大小”就成为一个非常常见、且高度实用的需求。

本文将通过真实可操作的步骤，系统讲解 WPS 文档从图片、格式、云端导出、PDF、以及高级技巧在内的多种压缩方式。

为什么 WPS 文档会变得那么大？

版本说明：本文基于WPS Office最新版本编写。请访问官网下载最新版。

要有效压缩文件，首先要弄清楚是什么导致文档变大。通常来说，文件体积过大主要来自以下因素：

1. 图片尺寸过大

现代手机拍摄的照片往往动辄 3–6MB，即使缩小显示，在文档中仍是原始尺寸。WPS 会将这些图片完整嵌入文件，因此体积自然剧增。
如果你想学习更深入的 WPS 图片压缩技巧，也可以参考文档中的图片优化方法，例如在此教程中提到的步骤：
WPS 文档如何压缩图片？完整教程与技巧

2. 文档中嵌入了复杂格式

大量使用：

• SmartArt
• 高清图表
• 特殊字体
• 背景图片
  都会提高文档体积。

如果你正在调整文档版式，也可以参考这篇关于背景图优化的 WPS 教程：
如何更换 WPS 文档背景图？完整图文教程与技巧

3. 文档中嵌入了视频或音频

虽然 WPS 支持多媒体对象，但它们的文件体积往往比图片更大。

4. 没有使用文件压缩功能

很多人不知道 WPS 实际内建了专门的压缩功能，只要使用得当，能轻松让文档大小减少 30%-90%。

WPS 如何压缩文件大小？最有效的五大方法

以下方法从最简单到最专业，适合不同使用情境。

方法一：使用 WPS 内建的“图片压缩工具”（效果显著）

对大多数文档来说，图片压缩是体积控制最有效的方式之一。

操作步骤

1. 在 WPS 文档中单击任意图片
2. 点击顶部菜单栏的 “图片工具”
3. 选择 “压缩图片”
4. 在弹窗中选择
   • 高品质压缩
   • 智能压缩
   • 自定义体积
   • 低品质压缩
5. 点击确定

适用场景

• 文档包含大量手机拍摄照片
• 报告类文件需要转换为 PDF
• 要通过邮件发送的文档
  

将图片转换为合适格式（JPG 优于 PNG）

如果文档中含有大量 PNG 图像，其透明像素导致体积往往比 JPG 大数倍。
因此提前将素材转换为 JPG，能有效降低体积。

小技巧

• 对风景、人物、拍照类图片优先使用 JPG
• 对图标、透明背景图使用 PNG
• 优先将插入文档前就转换，而不是后期再压缩

使用 WPS 的“文件另存为并压缩”功能（官方方案）

很多用户不知道 WPS 提供了类似 Word 的压缩选项。

操作步骤

1. 点击左上角 “文件”
2. 选择 “文件瘦身”
3. 选择：
   • 最小文件大小（适合共享）
   • 标准（适合发布）
   • 图片清晰优先
   • 文件体积优先

WPS 将自动对文档图层、字体、对象结构做进一步优化。

利用 WPS 云文档导出（智能压缩）

WPS 云文档提供云端压缩算法，通常比本地压缩更智能。

操作步骤

1. 将文件上传至 WPS 云文档
2. 右键选择 “导出为 PDF（可压缩）”
3. 选择低、中、高三种压缩等级

优点

• 压缩效率高
• 清晰度损失小
• 特别适合包含图表、复杂格式的文档

方法五：将文件导出为 PDF 并二次压缩

如果你需要分享最终成品，PDF 是最轻便的格式之一。

操作步骤

1. 点击 文件 → 导出 PDF
2. 在设置里选择 “压缩图片”
3. 设置 DPI 为 150–220

如果需要进一步压缩，可以使用可靠的 PDF 压缩网站，如：

• Adobe 官方压缩工具：
  https://www.adobe.com/acrobat/online/compress-pdf.html
• Smallpdf 压缩工具：
  https://smallpdf.com/compress-pdf

这两者都为行业常用工具，压缩效果稳定，质量保留度高。

WPS 压缩文件大小时的最佳实践

除了以上五大方法，以下技巧可进一步优化文档体积，同时保证清晰度与专业性。

1. 删除文档中无用的对象与隐藏内容

许多文档由于不断编辑，会产生大量冗余元素：

• 被裁切但未删除的图片区域
• 隐藏的图层
• 已删除但仍存在的修订记录
• 未清理的格式标记

简单清理方式

1. 点击 审阅 → 接受所有修订
2. 点击 开始 → 清除格式
3. 手动删除隐藏的图表与文本框

2. 使用统一字体避免文件膨胀

某些第三方字体无法通过压缩优化，会显著增大体积。
统一使用系统字体，例如：

• 宋体
• 黑体
• Arial
• Calibri

能让文档更轻便，也提高跨设备兼容性。

3. 避免直接插入原始 Excel 表格或视频

插入对象会以原格式嵌入文档，非常占空间。
替代方法：

• 先将 Excel 区域截图，再插入
• 视频上传至云端平台，再使用链接替代

WPS 压缩文件大小常见问题（FAQ）

1. 压缩后图片会模糊吗？

如果选择 150–220 DPI，一般只会轻微降低清晰度，不影响打印和阅读。

2. 无法进一步压缩怎么办？

可能文档本身没有多余元素。此时建议：

• 转为 PDF
• 使用外部压缩工具
• 删除嵌入音视频

3. WPS 移动端可压缩吗？

Android 与 iOS 版本均支持图片压缩，可在图片编辑菜单中找到“压缩”选项。

总结：WPS 如何压缩文件大小的最优策略

如果你需要一个直接可执行的结论，可以遵循以下顺序来压缩文档：

1. 先压缩图片（最显著）
2. 清理隐藏对象与修订记录
3. 统一字体与格式
4. 使用 WPS 内建的“另存为并压缩”功能
5. 导出为 PDF 再压缩（最终分享）

以上步骤几乎适用于所有文档类型，从报告、简历、课程资料，到论文或图文教程，都能显著降低文件体积。

无论你是需要快速分享文档，还是希望优化文档结构，掌握这些技巧将让你在日常办公中更加高效。